Transformasi Perpustakaan Nasional Menuju Layanan Berkualitas Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Majalah : Visi Pustaka Edisi : Vol. 7 No. 1 - Juni 2005

Abstrak

Era Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) membawa pengaruh besar bagi transformasi layanan perpustakaan, tidak terkecuali Perpustakaan Nasional RI. Kebutuhan akan informasi mendorong perpustakaan untuk mengambil peran sebagai gerbang informasi masyarakat.

Untuk mendukung peran tersebut diperlukan prasarana teknologi dan SDM perpustakaan yang handal dengan etos kerja tinggi. Selain itu, kerjasama antar perpustakaan menjadi suatu keniscayaan. Dengan ditunjang kompetensi profesional dan perangkat teknologi diharapkan Perpustakaan Nasional RI mampu mewujudkan visi sebagai Perpustakaan Kelas Dunia (World Class Library).

Latar Belakang

Setiap orang tentu memiliki persepsi dan gambaran tersendiri tentang keberadaan sebuah perpustakaan. Bagi sebagian civitas akademik, perpustakaan merupakan bagian integral dan esensial dari dunia pendidikan. Namun bagi sebagian yang lain, pepustakaan tidak lebih sebagai sebuah bangunan dengan ruang pengap yang penuh dengan rak-rak buku yang hanya dikunjungi bila musim ujian tiba.

Bagi khalayak publik yang lebih luas, citra perpustakaan pun tidak jauh berbeda. Umumnya mereka masih terpancang pada citra perpustakaan masa lalu sebagai tempat koleksi buku dan dokumen yang kaku, formal, tanpa gaya, dan hanya dikunjungi bila membutuhkan bahan-bahan referensi. Tempat di mana para pustakawan tradisional bergelut dengan tugas rutin harian yang statis dan menjemukan.

Kini zaman telah berubah. Wajah perpustakaan pun sebagian telah banyak berubah seiring dengan perkembangan teknologi dan perubahan sosial-ekonomi masyarakat. Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sedikit banyak telah mempengaruhi rumah tangga dan dinamika perpustakaan.

Sebagian perpustakaan latah bertransformasi ke dalam bentuk perpustakaan maya (virtual library), perpustakaan tanpa dinding (library without wall), bahkan perpustakaan digital (digital library). Koleksi perpustakaan pun dilengkapi dengan koleksi cetak hingga elektronik dengan piranti teknologi termutakhir seperti DVD (Digital Versatiel Disc).

Kini perpustakaan tidak sekedar berfungsi sebagai tempat yang asyik bagi para kutu buku melainkan juga sebagai gerbang dan akses layanan informasi bagi masyarakat luas.

Namun, realitas di lapangan ternyata tidak seindah yang kita bayangkan. Adalah kenyataan jika kini banyak perpustakaan yang telah memutakhirkan diri dengan perangkat TIK, namun adalah fakta juga bila ternyata lebih banyak perpustakaan yang masih terengah-engah untuk sekedar mendapatkan dana pembelian buku, gedung baru, staff, apalagi pengadaan teknologi.

Baik perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, maupun perpustakaan perguruan tinggi banyak yang masih terkendala oleh problema klasik yakni dana. Toh, perpustakaan yang mengaku telah terotomatisasi pun ternyata masih belum terlepas dari penyakit akut berupa rendahnya profesionalisme staff untuk mengimbangi aplikasi teknologi perpustakaan. Berangkat dari fakta tersebut tulisan ini mencoba mengkritisi kiprah layanan perpustakaan berbasis TIK sekaligus solusi praktis untuk rekomendasi bagi Perpustakaan Nasional dan jaringannya di masa depan.

Memposisikan TIK Sebagai Sarana ; Bukan Sebagai Tujuan Perpustakaan

Trend perpustakaan modern yang berbasis TIK diakui memang telah menjadi tuntutan global. Orientasi layanan prima dan distribusi akses informasi yang lebih luas berbasis kecanggihan teknologi menjadi visi masa depan perpustakaan, tak terkecuali visi dan misi induk perpustakaan tanah air Pepustakaan Nasional RI, yang mengidealismekan cita-cita sebagai Perpustakaan Kelas Dunia (World Class Library) seperti visi yang dikemukakan  Hernandono dalam Sutoyo  (2001: 137). Sebuah langkah berani sekaligus menantang di tengah berbagai keterbatasan Perpustakaan Nasional RI dan perpustakaan lain pada umumnya.

Boleh dikatakan aplikasi TIK dalam perpustakaan umum (public library) begitu juga jaringan Perpusnas di Daerah sangat terlambat bila dibandingkan dengan aplikasi TIK di perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan khusus (institusi). Tidak mengapa, yang penting aplikasi TIK tersebut tidak mengurangi substansi dan fungsi yang sebenarnya dari penerapan TIK.

Jangan sampai TIK di perpustakaan sekedar sebagai efek berantai demam teknologi yang kemudian terhenti pada tataran tujuan jangka pendek. TIK adalah sarana dan bukan tujuan serta harus diimbangi dengan kapasitas SDM perpustakaan. Peningkatan kualitas dan kuantitas pelayanan haruslah menjadi konsekuensi logis dari keberadaan TIK tersebut.

Menurut Purwono (2002: 23) dalam memandang urgensi TIK dalam perpustakaan, harus dibedakan antara cara dan hasil akhir. Artinya harus dibedakan antara tujuan (purpose of) dan pembenaran (justification) dari aplikasi tersebut. Dengan kata lain strategi penerapan TIK haruslah mempertimbangkan faktor efektifitas TIK sebagai solusi kemudahan dan kualitas layanan perpustakaan.

Jika ternyata TIK tidak mampu memberikan solusi kongkrit terhadap kemudahan dan kualitas pelayanan, maka TIK bukan atau belum memenuhi unsur pembenaran (justification). TIK merupakan cara dan bukan tujuan dari garis besar layanan perpustakaan. Bahkan secara keseluruhan kualitas layanan justru ditentukan oleh kapasitas profesional dari staf perpustakaan itu sendiri.

Kapasitas SDM Perpustakaan sebagai Tulang Punggung Layanan Berkualitas

Perpustakaan akan dapat dirasakan sebagai sumber dan akses informasi yang berkualitas jika perpustakaan tersebut dikelola oleh staf yang profesional dengan didukung perangkat TIK yang memadai. Sebaliknya, perpustakaan akan dengan mudah ditinggalkan para penggunanya jika hanya berfungsi sebagai gudang buku dengan staf yang tidak bergairah alias tanpa greget.

Staf pustakawan sering terjebak dan terkungkung pada rutinitas pekerjaan fisik tanpa ada keinginan untuk mengembangkan diri dan belajar bagaimana mengolah dan memanfaatkan seluruh informasi yang dimiliki perpustakaan. Hal tersebut tentu akan menguatkan citra perpustakaan sekedar sebagai museum buku tanpa memberi nilai lebih terhadap informasi yang dikandungnya.

Konteks tersebut di atas mengisyaratkan bahwa staf perpustakaan perlu melakukan transformasi fungsi seiring tuntutan TIK dalam layanan perpustakaan. Perpustakaan harus dapat memainkan peran penting dalam menambah nilai pada informasi dan perpustakaan itu sendiri. Perangkat TIK memungkinkan pekerjaan tradisional perpustakaan, seperti misalnya akuisisi, pengelolaan, pengolahan, dan penyebaran informasi dapat terkomputerisasi.

Hal itu akan lebih efisien dari sisi waktu dibandingkan dengan prosedur konvensional sebelumnya (manual). Pustakawan pun harus dapat melayani penelusuran topik, download dokumen dari dunia maya (internet), maupun mengolah informasi bagi para pemesan. Jika perpustakaan enggan berbenah diri, bukan tidak mungkin suatu saat perpustakaan akan ditinggalkan penggunanya dan beralih ke sumber informasi lain.

TIK seharusnya dapat menggantikan layanan manual perpustakaan yang berbasis kertas maupun fotokopi. Hal ini penting mengingat selama ini layanan manual tersebut belum sepenuhnya mampu mendorong kebiasaan pengguna perpustakan untuk menganalisis dan mengkritisi teks-teks yang sifatnya informatif.

Secara bertahap, TIK akan mengubah perilaku pemakaian bahan pustaka oleh pengguna maupun pustakawan itu sendiri dalam mengidentifikasi informasi, menentukan lokasi, mengakses, analisa, membandingkan, dan bahkan revisi pustaka. Secara keseluruhan TIK akan membawa dimensi baru bagi layanan perpustakaan yang lebih informatif dan berkualitas.

Perpustakaan Nasional sebagai Gerbang Informasi

Perpustakaan Nasional berikut jaringannya di daerah, harus dapat berperan sebagai gerbang informasi (information gateways) dengan perangkat TIK yang dimiliki. Dengan demikian kegiatan Perpustakaan Nasional tidak hanya mengelola informasi yang dimiliki, melainkan juga memberi kemudahan para pengguna untuk mengakses dan memanfaatkan informasi tersebut.

Kandungan informasi dalam perpustakaan harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak hanya menjadi rekaman informasi belaka. Informasi yang dimiliki diharapkan dapat dikelola maupun dikemas dengan menarik (edutainment) sehingga setiap pengguna merasa puas dengan layanan perpustakaan.

Sudah waktunya bagi Perpustakaan Nasional sebagai induk perpustakaan dalam negeri, untuk memutakhirkan koleksinya dalam bentuk kemasan informasi yang lebih beragam. Tidak hanya berupa koleksi tercetak melainkan juga dalam bentuk digital bahkan multimedia. Menurut Lien (2004: 15) kandungan nilai informasi dari koleksi dapat ditingkatkan dengan cara menyediakan akses hanya ke sumber-sumber yang dapat dipercaya kualitasnya. Misalnya dengan membuat portal atau pintu masuk ke sumber-sumber yang sudah diseleksi oleh perpustakaan atau lembaga lain (subject-based gateways).

Aplikasi TIK telah memberi kemudahan untuk meng-online-kan koleksi dalam bentuk digital, tentu dengan memperhatikan ketentuan undang-undang yang berlaku. Menurut Dwiyanto (2004: 7) koleksi online menjadi populer karena lebih banyak dikutip atau dimanfaatkan oleh pengguna informasi.

Perpustakaan Nasional sebagai kanal infomasi dalam negeri harus mulai berbenah dangan mengoptimalkan sistem layanan perpustakaan berbasis TIK. Hal ini penting mengingat Perpustakaan Nasional telah memantapkan diri untuk mewujudkan cita-cita sebagai  Perpustakaan Kelas Dunia (World Class Library) sekaligus sebagai suri tauladan (pilot project) bagi perpustakaan-perpustakaan binaannya di Daerah.

Sistem layanan berbasis TIK itu pun hendaknya adalah hasil rancang bangun para pustakawan Perpustakaan Nasional itu sendiri. Dengan demikian, ada integrasi antara sistem, jenis layanan, maupun staf pustakawan itu sendiri. Sudah siapkah Perpustakaan Nasional berikut stafnya mampu merealisasikannya?. Kita lihat dan kita tunggu.

Menurut Astanto (2002: 12), setiap pengguna perpustakaan akan merasa at home di perpustakaan jika staf pustakawan benar-benar welcome kepada seluruh pengguna tanpa deskriminasi apapun. Cara pemberian layanan diharapkan dapat memberikan kesan bahwa perpustakaan adalah teman dan sahabat bagi seluruh pengguna. Pendekatan layanan serba otomatis melalui TIK jangan sampai mengurangi atau bahkan meniadakan pendekatan human touch yang ramah dan bersahabat.

Meski tren perpustakan tanpa dinding (virtual library) semakin mendunia, kenikmatan menyentuh dan membaca buku secara langsung serta meresapinya tetap belum akan tergantikan. Hampir dapat dipastikan pelayanan berbasis mesin tetap akan terasa hambar tanpa dibarengi tatap muka maupun senyuman bersahabat para punggawa perpustakaan.

Umumnya pengguna malas berkunjung ke perpustakaan karena alasan keterbatasan koleksi dan tidak profesionalnya staf dalam memberikan layanan yang memuaskan. Untuk alasan pertama mungkin dapat dimaklumi karena tiap perpustakaan memiliki kemampuan yang berbeda dalam melengkapi koleksinya. Alasan kedua umumnya menyangkut kinerja staf dan pustakawan yang belum berubah meski telah dimudahkan dengan piranti TIK sekalipun. Hal itu pun masih harus ditambah dengan kecenderungan yang kaku dan birokratis dalam layanan sehingga memakan waktu yang lebih lama.

Solusi Praktis Layanan Berbasis TIK di Era Otonomi Daerah

Otonomi daerah sedikit banyak berpengaruh terhadap struktur dan manajemen Perpustakaan Nasional berikut jaringannya di Daerah. Ada kesan koordinasi di antara jaringan Perpustakaan Nasional sangat lemah, baik dalam hal jenis dan macam layanan maupun pengadaan koleksi. Masing-masing wilayah mulai terjangkiti ego kewilayahan sehingga sinergi antar perpustakaan sangat sulit dilakukan. Pada gilirannya penggunalah yang merasakan dampaknya, sehingga mereka yang berdomisili di luar cakupan wilayah kerja administratif perpustakaan yang bersangkutan harus kecewa karena tidak bisa dilayani.

Jika demikian, visi Perpustakaan Nasional yang ingin mendorong mayarakat yang belajar dan sadar informasi pun seharusnya dapat dipertanyakan. Perlu kiranya diadakan perubahan kebijakan yang bersifat birokratis di semua lingkungan perpustakaan, khususnya lingkup Perpustakaan Nasional dan jaringannya sehingga tidak ada lagi kesan deskriminasi apalagi ego kewilayahan dalam layanan.

Memang untuk melihat sejauh mana kinerja sebuah perpustakaan sudah berhasil melaksanakan tugasnya memberikan layanan jasa informasi kepada pengguna, menurut Sutoyo (2001: 132) setidaknya dapat dilihat dari 3 (tiga) tolok ukur :

kelengkapan koleksi, penelusuran informasi,  dan kualitas informasi yang disajikan . Hal ini berlaku juga bagi Perpustakan Nasional dan jaringannya di Daerah.

Perpustakan yang baik, tidaklah cukup hanya bertugas mengumpulkan koleksi maupun informasi, melainkan juga sistem katalog yang memadai, penelusuran topik yang komprehensif, serta staf pustakawan yang berdedikasi dengan profesinya.

Dengan demikian keberadaan TIK lebih sebagai katakanlah suplemen bagi kinerja layanan yang berkualitas dengan profesionalisme staf tetap sebagai tulang punggung.

Tugas dan fungsi utama Perpustakaan Nasional sesuai dengan Keppres No. 176 tahun 2000 adalah mengembangkan, membina, dan mendayagunakan seluruh jenis perpustakan di Indonesia. Menurut Hernandono dalam Sutoyo (2001: 160) salah satu misi Perpustakaan Nasional RI adalah membina dan mengembangkan semua jenis perpustakaan. Adalah fakta jika kondisi umumnya perpustakaan di tanah air sangat beragam. Perpustakan sekolah (school library), perpustakaan umum (public library), maupun perpustakaan perguruan tinggi (college library) menghadapi masalah dan tantangan tersendiri. Perpustakaan Nasional harus mulai merintis kerjasama dengan perpustakaan yang dianggap maju yang kemudian mentransfernya kepada perpustakaan binaannya di daerah.

Kegiatan kerjasama sumber informasi antara Perpustakaan Nasional dengan perpustakaan lainnya mutlak diperlukan karena Perpustakaan Nasional tidak bisa memonopoli sumber dan kanal akses informasi. TIK telah memberi kesempatan yang sama bagi para provider untuk menyajikan informasi dalam berbagai bentuk melalui beragam institusi. Kerjasama dalam penyediaan koleksi dan penelusuran topik lintas perpustakaan menjadi hal yang wajar karena masing-masing tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kerjasama tersebut harus didasari dengan komitmen layanan yang berkualitas dan kepuasan pengguna perpustakaan secara umum.

Komitmen Perpustakaan Nasional sebagai induk dan pembina perpustakaan di tanah air harus dimanifestasikan dalam berbagai program kerja yang solutif dan kreatif. Solutif artinya mampu menjembatani atas kebutuhan masyarakat akan informasi yang tanpa batas dengan fakta masih terbatasnya  sarana informasi yang tersedia. Kreatif artinya program tersebut efektif dan tidak harus berbiaya tinggi. Sebagai contoh misalnya, perpustakaan keliling dapat menjadi alternatif solusi kebutuhan informasi masyarakat di wilayah terpencil.

Dengan kondisi geografis nusantara yang maha luas, Perpustakaan Nasional berikut jaringannya di Daerah belum dapat mengcover secara keseluruhan. Perpustakaan keliling dengan bus yang membawa beberapa ratus koleksi dapat menjadi penawar dahaga informasi bagi masyarakat terpencil. Kalau ada anggaran lebih, bus dapat pula dilengkapi dengan fasilitas TIK khususnya internet.

Menurut Komalasari (2004; 41), bus perpustakaan keliling dapat dilengkapi dengan infrastruktur Wireless LAN (Local Area Network) yakni teknologi sambungan untuk dua tempat yang menggunakan udara sebagai medianya. Dengan hanya membayar biaya hak penggunaan frekuensi ke Postel sekitar Rp. 2,7 juta per tahun, bus perpustakaan keliling telah terhubung dangan akses internet dengan kekuatan 2,4 GHz. Perpustakan keliling berinternet dapat menjangkau wilayah yang lebih luas sekaligus memberikan pilihan informasi yang lebih beragam kepada masyarakat.

Solusi kreatif lainnya adalah Perpustakaan Nasional mencoba melakukan gebrakan dengan meluncurkan layanan bagi program belajar jarak jauh (long distance learning). Menurut Fraser dkk (2004: 61) layanan berbasis internet ini merupakan tren global di mana  pihak perpustakaan bekerjasama dengan institusi pendidikan untuk menyediakan koleksi online yang dibutuhkan serta dapat dikirimkan via internet kepada mereka yang karena berbagai sebab memilih program belajar jarak jauh.

Pustakawan akan lebih disibukkan dengan fungsinya sebagai penjaga pintu gerbang informasi karena pekerjaan teknis lainnya telah diambil-alih TIK. Pustakawan akan disibukkan dengan pengadaan, pengorganisasian dan pengaksesan informasi.

Terobosan layanan program belajar jarak jauh tersebut akan menjadi  pilot project bagi perpustakaan lain, khususnya perpustakaan perguruan tinggi. Hal ini karena meski secara umum kondisi perpustakan perguruan tinggi lebih peka terhadap perkembangan TIK, sepengetahuan penulis belum ada satu pun yang berani menyediakan layanan program belajar jarak jauh.

Mungkin karena kompleksitas layanan tersebut dan belum adanya kebijakan baku pemerintah yang mengatur program belajar jarak jauh, menyebabkan respon perpustakaan terhadap tren layanan tersebut masih sepi. Lambat-laun tren tersebut akan menjadi bagian dinamika institusi pendidikan dan layanan perpustakaan di masa depan.

Keberhasilan Perpustakaan Nasional mengembangkan layanan bagi program belajar jarak jauh berbasis TIK akan menjadi batu loncatan menuju visi Perpustakaan Kelas Dunia (world class Library). Perpustakaan Nasional akan lebih berperan dalam mewujudkan masyarakat madani yang sadar dan peduli akan informasi. Perpustakaan Nasional berikut jaringannya di daerah juga turut membantu kalangan dunia pendidikan dalam mensuplai literatur yang diperlukan.

Tidak hanya itu, layanan tersebut mampu merangsang para pakar dari berbagai disiplin ilmu maupun khalayak publik ada umumnya untuk menuangkan beragam informasi dan transfer ilmu pengetahuan berupa katalog publik (public domain). Tanpa mengurangi arti penting hak cipta, katalog publik dalam layanan program belajar jarak jauh Perpustakaan Nasional RI akan menjadi alternatif sumber informasi maupun referensi bagi kalangan akademisi sekarang dan di masa depan.

Kesimpulan

Trend perpustakaan modern yang berbasis TIK diakui memang telah menjadi tuntutan global. Orientasi layanan prima dan distribusi akses informasi yang lebih luas berbasis kecanggihan teknologi menjadi visi masa depan perpustakaan, tak terkecuali visi dan misi induk perpustakaan tanah air Pepustakaan Nasional RI, yang mengidealismekan cita-cita sebagai Perpustakaan Kelas Dunia (World Class Library). TIK adalah sarana dan bukan tujuan serta harus diimbangi dengan kapasitas SDM perpustakaan.

Perpustakaan harus dapat memainkan peran penting dalam menambah nilai pada informasi dan perpustakaan itu sendiri. Pendekatan layanan serba otomatis melalui TIK jangan sampai mengurangi atau bahkan meniadakan pendekatan human touch yang ramah dan bersahabat. Perpustakaan Nasional harus mulai merintis kerjasama lintas perpustakaan serta merancang program-program yang bersifat solutif-kreatif yang memudahkan akses masyarakat terhadap informasi